La validation en deux étapes

C'est quoi la validation en deux étapes ?

La validation en deux étapes est un mécanisme permettant de mieux protéger son compte Google. L'accès à votre compte nécessite non seulement votre mot de passe mais aussi votre téléphone portable.

Combiner quelque chose que vous savez (mot de passe) avec quelque chose que vous avez (téléphone portable) est une procédure de sécurité standard et efficace. En d'autres termes, un pirate aura beau subtiliser ou deviner votre mot de passe, il ne pourra pas se connecter à votre compte sans votre téléphone.

C'est quoi l'intérêt pour une organisation ?


Le phishing est un risque de sécurité de plus en plus sérieux. Il existe aussi un problème spécifique aux organisations — les mots de passe, pour des tas de raisons valables, ont tendance à se diffuser rapidement et bien au-delà des seuls collaborateurs actifs de l'organisation (entre autres, parce que les gens quittent l'organisation).

En gros, la validation en deux étapes aide à mieux dormir.

Comment on fait pour collaborer s'il n'y a plus qu'une seule personne qui a accès au compte (l'heureux possesseur du téléphone portable) ?


Il est possible de lier plusieurs téléphones portables au même compte, chacun d'entre eux autorisant l'accès. La mise en place d'autres bonnes pratiques de sécurité, comme la délégation de messagerie, permet aussi de conserver des facilités de collaboration importantes sans sacrifier la sécurité du compte primaire.

En fait, si la validation en deux étapes pouvait répandre la pratique de la délégation de messagerie, ce serait une excellente chose.

Et si ceux qui ont l'accès ne sont pas disponibles, sont injoignables, et qu'on a vraiment, vraiment, besoin d'accéder directement au compte ?

On peut autoriser des sessions sur des postes de travail particuliers sur une base mensuelle (c'est-à-dire que seul le mot de passe serait nécessaire). Il vaut mieux limiter cette pratique, bien sûr.

Quant aux applications (logiciel Picasa, etc.), elles peuvent bénéficier d'autorisations spéciales et permanentes.

Autre chose ?


Nous conseillons à toutes les structures qui en ont la possibilité d'adopter ce système et aux autres d'envisager sérieusement de le faire. Le Coin Multimédia est là pour vous y aider.

Matériel obsolète

Les récentes mises à jour de nos systèmes ont une fois de plus révélé la faiblesse de nos ordinateurs.



La migration d'Ubuntu Maverick Meerkat vers Natty Narwhal s'est faite péniblement. Nous avons testé plusieurs méthodes, via le gestionnaire des mises à jour, avec le CD de la version Alternate et son option de mise à niveau ou encore la réinstallation complète. Aucune n'a réellement réussi.

L'apparition de Gnome 3 sur notre poste équipé d'Archlinux a aussi causé quelques problèmes d'affichage notamment, résolus en n'utilisant que les éléments nécessaires au fonctionnement de base du système.

Pour résumer, les systèmes d'exploitation modernes n'ont plus de pitié pour les « vieilles machines », heureusement ; il faut donc penser sérieusement au remplacement de nos ordinateurs.

Changements

Aujourd'hui sera le premier jour de travail « sérieux » de Thomas, le nouveau salarié en contrat aidé du Coin Multimédia.

Il me remplacera dès le 15 avril sur la plage horaire de l'après-midi.

Quant à moi, je remplacerai Céline tous les matins. Elle a quitté l'ASOS depuis quelques jours et nous lui souhaitons bon courage pour la suite.

Néanmoins elle est venue me prêter main forte ce matin pour terminer « l'épreuve du CIVAM » (mise en image par Benoît).

Impression ou cloud print ?

C'est la question que nous poserons bientôt à nos clients.

Il sera possible dans quelques temps d'imprimer des documents depuis n'importe quel ordinateur, téléphone portable, tablette, etc., sur le copieur du coin Multimédia grâce à Google cloud Print.



Encore en phase de développement, ce service est aujourd'hui disponible aux USA – bien qu'un test entre Aron et La Bastide de Sérou ait réussi ce matin – et seulement pour les téléphones portables (iPhone ou Android). Espérons qu'il se concrétisera et s'étendra à d'autres supports ; c'est une avancée technologique importante, d'autres entreprises, notamment les fabricants d'imprimantes, devraient aussi travailler dans ce sens.

2 exemples d'utilisation de ce service :

• J'ai besoin d'imprimer un billet de train mais je n'ai pas d'imprimante. Par contre, j'ai un téléphone portable de dernière génération qui me permet de le réserver sur le web. Comme je suis en retard, en chemin, j'imprime ce document avec le copieur du Coin Mutimédia où, dès mon arrivée, on me remet l'exemplaire papier du billet.



• Vous êtes en déplacement avec votre ordinateur portable. Le président de votre association préférée vous téléphone, tout affolé, vous êtes parti sans avoir imprimé le compte rendu de la dernière réunion, et vous avez oublié de lui transférer ce document. Sans perdre votre sang froid, vous imprimez ce document sur son imprimante qu'il a partagée via Google Cloud Print.

Email et travail d'équipe

Nous utilisons Gmail pour les communications entre les salariés, ou entre les salariés et les responsables de l'A.S.O.S. mais notre boîte aux lettres sert aussi ponctuellement à certains de nos clients.

Qui la contrôle ?

Gmail permet désormais d'avoir un contrôle un peu plus élevé des utilisateurs d'une boîte aux lettre « collective ».

Dans un monde utopique...

Il y aurait un administrateur système qui disposerait des codes d'accès à cette boîte mail.

Et comme il détiendrait aussi personnellement un compte Gmail, il importerait celui du Coin Multimédia sur le sien (dans Paramètres puis Comptes et importation, Ajouter un compte de messagerie POP 3). Là, il faut les identifiants et mots de passe du ou des comptes à importer.

Puis, il y aurait un Président, un Secrétaire, un Trésorier, etc. tous les administrateurs de l'association mais aussi quelques clients auxquels on pourrait permettre l'accès au compte du Coin Multimédia soit pendant leur mandat soit pour une courte période (une utilisation ponctuelle de la boîte aux lettres). Pour cela, Gmail a mis en place depuis quelques jours déjà un accès plus limité destiné entre autres au travail d'équipe à condition que les personnes impliquées possèdent aussi un compte Gmail. Plus besoin de transmettre les identifiants ou mots de passe.

Pour la mise en place de ce service, il faut se rendre sur le compte auquel on veut accéder, accorder l'accès aux personnes intéressées (dans Paramètres, Comptes et importation puis dans la rubrique Accorder l'accès à votre compte, Ajouter un compte).

Une fois l'accord accepté, les administrateurs du Coin Multimédia pourraient envoyer leur vœux aux adhérents par exemple, ou certains clients pourraient réserver un billet d'avion sans avoir d'adresse mail personnelle.

Un bon système pour un travail d'équipe efficace, bref, un monde utopique.

Il faut savoir que cet accès peut être supprimé à tout moment et sans raison (Gmail ne prévient même pas le collaborateur concerné) par le titulaire du compte.

Casse-tête

L'impression d'un document peut vite devenir complexe quand les exigences du client sont élevées. Par exemple, pour des raisons économiques. En effet, au Coin Multimédia, le coût d'une impression couleur est au minimum 2,5 fois plus élevé qu'une en noir et blanc.

Pour illustrer cela, voici une demande provenant de notre plus gros client : à partir d'un fichier au format PDF contenant des A4 en couleur, imprimer une brochure (A3 recto-verso, pliés en deux) avec la première et la dernière page en couleur et l'intérieur en noir et blanc ? Le pilote de notre imprimante ne permet pas un réglage aussi fin.

On pourrait faire un montage manuel (imprimer les pages une par une puis les assembler à nouveau grâce à la photocopieuse), mais la qualité du produit final – notamment des images – serait beaucoup plus basse.

Voici les étapes que nous avons suivies :

• À l'aide d'un logiciel (« Pdf Split and Merge »), nous avons séparé la première et la dernière page que nous voulions garder en couleur. Nous avons ainsi obtenu 3 fichiers au format PDF (la première page, la dernière et le corps du document).
• Avec la commande :
  gs -sOutputFile=corps_du_document.pdf -sDEVICE=pdfwrite \ -sColorConversionStrategy=Gray -dProcessColorModel=/DeviceGray \ -dCompatibilityLevel=1.4 Plot.pdf < /dev/null
  le corps du document est passé en noir et blanc.
• Nous avons assemblé le document (première et dernière page en couleur, pages internes en noir et blanc), toujours avec Pdfsam.
• Il ne restait plus qu'à l'imprimer en choisissant l'option de détection automatique des pages en couleur (et quelques autres encore pour obtenir le format voulu) du pilote de l'imprimante.
  

Continuité

C'est décidé, mon contrat a été reconduit pour 6 mois à l'ASOS – Coin Multimédia.

Je dois donc me fixer de nouveaux objectifs jusqu'en avril 2011 :

• Assurer la continuité des services du Coin Multimédia et la maintenance de ses machines et des systèmes.
• Initier l'achat de nouveaux matériels (ordinateur, plastifieuse, massicot).
  
• Installer le fax, un service qui a disparu depuis notre déménagement à Cotes (près de l'Office de Tourisme du Séronais).
• Installer de nouveaux services en ligne – Dropbox, ZohoCreator – dans les bureaux voisins (les associations Act'en Scène, CIVAM Bio, ESPACE, et, pourquoi pas l'office de tourisme).
• Trouver une formation...