Email et travail d'équipe

Nous utilisons Gmail pour les communications entre les salariés, ou entre les salariés et les responsables de l'A.S.O.S. mais notre boîte aux lettres sert aussi ponctuellement à certains de nos clients.

Qui la contrôle ?

Gmail permet désormais d'avoir un contrôle un peu plus élevé des utilisateurs d'une boîte aux lettre « collective ».

Dans un monde utopique...

Il y aurait un administrateur système qui disposerait des codes d'accès à cette boîte mail.

Et comme il détiendrait aussi personnellement un compte Gmail, il importerait celui du Coin Multimédia sur le sien (dans Paramètres puis Comptes et importation, Ajouter un compte de messagerie POP 3). Là, il faut les identifiants et mots de passe du ou des comptes à importer.

Puis, il y aurait un Président, un Secrétaire, un Trésorier, etc. tous les administrateurs de l'association mais aussi quelques clients auxquels on pourrait permettre l'accès au compte du Coin Multimédia soit pendant leur mandat soit pour une courte période (une utilisation ponctuelle de la boîte aux lettres). Pour cela, Gmail a mis en place depuis quelques jours déjà un accès plus limité destiné entre autres au travail d'équipe à condition que les personnes impliquées possèdent aussi un compte Gmail. Plus besoin de transmettre les identifiants ou mots de passe.

Pour la mise en place de ce service, il faut se rendre sur le compte auquel on veut accéder, accorder l'accès aux personnes intéressées (dans Paramètres, Comptes et importation puis dans la rubrique Accorder l'accès à votre compte, Ajouter un compte).

Une fois l'accord accepté, les administrateurs du Coin Multimédia pourraient envoyer leur vœux aux adhérents par exemple, ou certains clients pourraient réserver un billet d'avion sans avoir d'adresse mail personnelle.

Un bon système pour un travail d'équipe efficace, bref, un monde utopique.

Il faut savoir que cet accès peut être supprimé à tout moment et sans raison (Gmail ne prévient même pas le collaborateur concerné) par le titulaire du compte.