Email et travail d'équipe

Nous utilisons Gmail pour les communications entre les salariés, ou entre les salariés et les responsables de l'A.S.O.S. mais notre boîte aux lettres sert aussi ponctuellement à certains de nos clients.

Qui la contrôle ?

Gmail permet désormais d'avoir un contrôle un peu plus élevé des utilisateurs d'une boîte aux lettre « collective ».

Dans un monde utopique...

Il y aurait un administrateur système qui disposerait des codes d'accès à cette boîte mail.

Et comme il détiendrait aussi personnellement un compte Gmail, il importerait celui du Coin Multimédia sur le sien (dans Paramètres puis Comptes et importation, Ajouter un compte de messagerie POP 3). Là, il faut les identifiants et mots de passe du ou des comptes à importer.

Puis, il y aurait un Président, un Secrétaire, un Trésorier, etc. tous les administrateurs de l'association mais aussi quelques clients auxquels on pourrait permettre l'accès au compte du Coin Multimédia soit pendant leur mandat soit pour une courte période (une utilisation ponctuelle de la boîte aux lettres). Pour cela, Gmail a mis en place depuis quelques jours déjà un accès plus limité destiné entre autres au travail d'équipe à condition que les personnes impliquées possèdent aussi un compte Gmail. Plus besoin de transmettre les identifiants ou mots de passe.

Pour la mise en place de ce service, il faut se rendre sur le compte auquel on veut accéder, accorder l'accès aux personnes intéressées (dans Paramètres, Comptes et importation puis dans la rubrique Accorder l'accès à votre compte, Ajouter un compte).

Une fois l'accord accepté, les administrateurs du Coin Multimédia pourraient envoyer leur vœux aux adhérents par exemple, ou certains clients pourraient réserver un billet d'avion sans avoir d'adresse mail personnelle.

Un bon système pour un travail d'équipe efficace, bref, un monde utopique.

Il faut savoir que cet accès peut être supprimé à tout moment et sans raison (Gmail ne prévient même pas le collaborateur concerné) par le titulaire du compte.

Casse-tête

L'impression d'un document peut vite devenir complexe quand les exigences du client sont élevées. Par exemple, pour des raisons économiques. En effet, au Coin Multimédia, le coût d'une impression couleur est au minimum 2,5 fois plus élevé qu'une en noir et blanc.

Pour illustrer cela, voici une demande provenant de notre plus gros client : à partir d'un fichier au format PDF contenant des A4 en couleur, imprimer une brochure (A3 recto-verso, pliés en deux) avec la première et la dernière page en couleur et l'intérieur en noir et blanc ? Le pilote de notre imprimante ne permet pas un réglage aussi fin.

On pourrait faire un montage manuel (imprimer les pages une par une puis les assembler à nouveau grâce à la photocopieuse), mais la qualité du produit final – notamment des images – serait beaucoup plus basse.

Voici les étapes que nous avons suivies :

• À l'aide d'un logiciel (« Pdf Split and Merge »), nous avons séparé la première et la dernière page que nous voulions garder en couleur. Nous avons ainsi obtenu 3 fichiers au format PDF (la première page, la dernière et le corps du document).
• Avec la commande :
  gs -sOutputFile=corps_du_document.pdf -sDEVICE=pdfwrite \ -sColorConversionStrategy=Gray -dProcessColorModel=/DeviceGray \ -dCompatibilityLevel=1.4 Plot.pdf < /dev/null
  le corps du document est passé en noir et blanc.
• Nous avons assemblé le document (première et dernière page en couleur, pages internes en noir et blanc), toujours avec Pdfsam.
• Il ne restait plus qu'à l'imprimer en choisissant l'option de détection automatique des pages en couleur (et quelques autres encore pour obtenir le format voulu) du pilote de l'imprimante.
  

Continuité

C'est décidé, mon contrat a été reconduit pour 6 mois à l'ASOS – Coin Multimédia.

Je dois donc me fixer de nouveaux objectifs jusqu'en avril 2011 :

• Assurer la continuité des services du Coin Multimédia et la maintenance de ses machines et des systèmes.
• Initier l'achat de nouveaux matériels (ordinateur, plastifieuse, massicot).
  
• Installer le fax, un service qui a disparu depuis notre déménagement à Cotes (près de l'Office de Tourisme du Séronais).
• Installer de nouveaux services en ligne – Dropbox, ZohoCreator – dans les bureaux voisins (les associations Act'en Scène, CIVAM Bio, ESPACE, et, pourquoi pas l'office de tourisme).
• Trouver une formation...
  

Forum des associations du Séronais

Samedi 25 septembre 2010, nous serons présents au deuxième Forum des Associations du Séronais organisé par le PEL (projet éducatif local) à La Bastide de Sérou (09).

Cette manifestation a pour but de présenter les activités associatives locales et de fédérer les habitants du Séronais autour d'elles.

De nombreuses associations sont en manque de bénévoles et d'idées nouvelles, venez donc nombreux pour partager vos expériences et donner vos avis.

Retour à la normale

Depuis hier, nous avons retrouvé notre indépendance en terme de « réseau ». En effet, notre déménagement, près de l'Office de Tourisme et de la Communauté des Communes du Séronais, fut l'occasion de rejoindre le réseau local de Cotes. Très vite, de gros problèmes ont été mis en évidence.

Nous n'avions plus de téléphone, ni de fax, nos principaux outils en ligne devenaient inefficaces à cause de la lenteur de la connexion internet et ses nombreuses micro-coupures. Pour un Coin Multimédia, c'était un comble.

Mais hier, nous avons enfin réussi à nous brancher sur notre ligne téléphonique rapatriée de notre ancienne adresse. Nous passerons sur les détails techniques et autres qui ont retardé ce branchement.

Nos clients ont retrouvé une connexion internet satisfaisante (nous sommes à la campagne tout de même) et des services normaux pour un coin multimédia.

Coin Multimédia : informations pour Cotes

Les informations pratiques – horaires et contact – sont sur notre carte de visite (le téléphone et le fax seront fonctionnels dans une quinzaine de jours). Les services proposés et leurs tarifs sont aussi fournis, de même que notre logo.

La technologie et les méthodes utilisées par le Coin Multimédia sont résumées dans ces deux articles :

http://huilebleue.org/2010/06/25/un-coin-dans-les-nuages/

http://huilebleue.org/2010/06/25/le-futur-de-limpression/

Le Coin Multimédia a un blog (http://lbs-multimedia.blogspot.com/). En plus d'annonces à destination des clients (changements d'horaires, vacances, stages, etc.), il contient des articles pédagogiques sur les outils utilisés au Coin (http://lbs-multimedia.blogspot.com/search/label/outils) et des bilans annuels (http://lbs-multimedia.blogspot.com/2009/12/bilans.html et http://lbs-multimedia.blogspot.com/2010/07/un-deja.html).

Le Coin Multimédia y explique aussi sa façon d'attaquer les problèmes, soit en interne (http://lbs-multimedia.blogspot.com/2010/06/methodes.html), soit pour répondre aux besoins de la clientèle (http://lbs-multimedia.blogspot.com/2010/03/de-lidee-au-produit-jusquou-ira-la.html).

Enfin, il y a quelques articles définissant l'image du Coin, comme http://lbs-multimedia.blogspot.com/2008/11/produire-pour-durer.html

Ah, oui, et ceux qui travaillent au Coin sont capables de résoudre les problèmes Euler (http://projecteuler.net/) en programmant en Lisp et Haskell.

Voilà.

See and download the full gallery on posterous

Download now or preview on posterous

nouveaux_tarifs.pdf (33 KB)

Paiement en ligne

Flattr, un service de micro-paiement en ligne est désormais ouvert au public. C'est une bonne nouvelle pour tous les créateurs de contenu, dont les clients du Coin Multimédia.

Le Coin multimédia est désormais en mesure de proposer une solution complète à tous ceux qui souhaitent une présence web :

• un site en ligne ;
• une intégration aux réseaux sociaux (Facebook, Twitter, etc.) ;
• un système de rémunération du contenu mis en ligne.

Le dernier point était jusqu'à présent coûteux et long à mettre en place (Paypal, la solution la plus évidente pour les petites donations, est loin d'être idéal de ce point de vue), et beaucoup de créateurs y renonçaient. Flattr est une alternative crédible.

Encore l'interface

Le script lbs a considérablement simplifié l'écriture des articles de ce blog. Utiliser vim et la syntaxe markdown est agréable et rapide.

L'insertion des photos reste un problème. Pour être honnête, ça n'a rien de spécifique à Blogger — l'importation, le redimensionnement et le placement des photos est au moins aussi difficile avec Wordpress.

La plate-forme de publication Posterous est peut-être une solution. En ce qui me concerne, voici ce qui la rend séduisante :

• l'écriture et la publication des articles se font par email. On échappe ainsi, comme avec lbs, à l'interface web de Blogger ;
• on peut utiliser markdown pour rédiger les articles ;
• une excellente gestion de tous les médias (dont les photos) ;
• une bonne intégration avec Blogger.

Se servir de Posterous pour écrire des articles courts ou riches en images est donc sans doute une bonne idée. On vous tiendra au courant.

Le livre d'or du déménagement

Le Coin Multimédia a déménagé. En attendant un article à ce propos, nous recueillons vos commentaires (cliquez sur Click here to reply).

Un an déjà

Beaucoup de choses se sont passées depuis mon embauche au Coin Multimédia en juillet 2009.

Un premier anniversaire et l'occasion pour moi de faire un petit bilan :

• Matériel : l'apparition d'un nouveau copieur couleur de bonne qualité nous permet de satisfaire plus de besoins et d'en créer d'autres. Rien de nouveau pour les autres outils (plastifieuse, relieuse, ordinateurs, connectique, etc.), ah si, une nouvelle agrafeuse à long bras.
• Logiciel : sur un an, des centaines de mises à jour effectuées et l'apparition de GoogleWave qui nous a amené une nouvelle façon de travailler (la collaboration en ligne). J'ai découvert aussi d'autres utilitaires en ligne très efficaces et surtout incontournables quand le matériel de base devient défaillant (nos ordinateurs se font vieux) : Dropbox, pour le stockage et la synchronisation des documents, Zoho Creator pour la gestion de la caisse et de nos adhérents.
• Connaissances : c'est le plus grand bénéfice que je retire de cette année. Tous les jours j'utilise Gimp, Inkscape, Scribus, Wordpress, Drupal et bien d'autres logiciels. Ils sont devenus pour moi des outils de productivité essentiels. Ces derniers temps, j'aborde de nouveaux univers comme la programmation avec Python ou le traitement de texte par Latex.
• Production : la mission la plus importante du Coin Multimédia est sans aucun doute la photocopie et l'impression de documents. Mais derrière cette « façade » se cachent bien souvent de nombreuses tâches : retouche de photos, mise en forme d'un document, etc., et surtout la maintenance de notre réseau. Toutes ces actions passent généralement inaperçues mais elles sont indispensables.
  L'accueil et les conseils au public font également partie des services proposés.

Cet anniversaire coïncide avec le déménagement, nous espérons que ce dernier n'aura aucun impact négatif sur les clients, les services et les salariés et que la « philosophie du Coin » perdurera.

Vacances : nouveaux horaires

Petits changements d'horaires pour les semaines à venir à cause de nos vacances et du déménagement.

• Le Coin Multimédia sera fermé les matins du 9 au 16 juillet, horaires inchangés pour les après-midi (13 h 30 – 17 h).
• Du 19 au 23 juillet, il sera fermé les après-midi (ouverture de 10 h à 12 h)
• Du 26 au 30 juillet, fermeture totale pour le déménagement.
• Du 9 au 20 août, nous n'ouvrirons que le matin (toujours de 10 h à 12 h).

Le déménagement se précise

Comme vous le savez déjà, la date de notre déménagement approche. Dans les prochains jours, le nouveau local sera équipé d'un accès au réseau de la Communauté des Communes du Séronais. Notre connexion à internet devrait ainsi s'améliorer.

À partir du 26 juillet, le Coin Multimédia sera fermé au public pour nous permettre de faire nos cartons et aménager au mieux la nouvelle salle. Nous espérons être totalement opérationnels le lundi 2 août, date de réouverture officielle.


Note : les horaires resteront inchangés (du lundi au vendredi de 10 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h)

Méthodes

Le script lbs permet désormais de préciser les tags applicables à l'article depuis la ligne de commande. Il a aussi été modifié pour faciliter l'ajout éventuel d'autres options.

Il est temps de revenir sur la façon dont le script est né et a évolué :

1. découverte d'une bibliothèque de code intéressante, i.e. pouvant nous simplifier la vie ;
2. conception d'une procédure satisfaisant nos besoins ;
3. écriture d'un script codant les étapes de cette procédure et facile à utiliser ;
4. amélioration du script : correction des bugs et ajout d'options.

Les étapes 3 et 4 sont techniques, mécaniques et, avec de l'entraînement, ne présentent pas vraiment de difficultés. Les étapes 1 et 2 sont bien plus intéressantes : identifier ce dont on a besoin et l'intégrer dans une routine de travail.

Première version

C'est ce qu'on appelle une version alpha. C'est-à-dire que le script lbs, écrit en python, est fonctionnel mais qu'il n'a pas vraiment beaucoup d'options et aucune recherche sérieuse des bugs n'a encore commencé.

Sortir une verson si tôt permet de se rendre très vite compte des problèmes et des limites de l'approche choisie, permet de voir quelles fonctionnalités supplémentaires sont souhaitables, quel niveau de flexibilité accorder à l'utilisateur et autres questions de design.

Voyons voir toutes les bêtises que j'ai faites.

Turbo Blog

Les nouveaux outils Google en ligne de commande nous permettent désormais d'utiliser notre éditeur de texte préféré (vim) pour composer nos billets de blog, échappant ainsi à l'interface pénible de Blogger.

Grâce à une syntaxe comme Markdown, rédiger un article est désormais aussi simple que d'écrire un email, sans renoncer aux marques de formatage traditionnelles (liens, emphases, listes, etc.).

La procédure complète comprend trois étapes :

• Rédaction du document
  vim article.markdown
• Transformation de la source markdown en html
  pandoc article.markdown -f markdown -t html -o article.html --no-wrap
• Publication sur Blogger
  google blogger post --title "Super Article" article.html

Un script, vite !

La procédure décrite plus haut est évidemment loin d'être satisfaisante. Notre fainéantise naturelle voudrait se passer des tâches d'administration (conversion et publication de l'article) pour se concentrer sur sa rédaction. C'est-à-dire que nous aimerions juste taper

lbs article

et rédiger l'article. « L'ordinateur » s'occuperait de l'intendance.

Et c'est ce que nous allons faire. Nous vous tiendrons au courant des progrès.

Google en ligne de commande

googlecl est un script permettant d'accéder à une variété de services Google en utilisant la ligne de commande.

La ligne de commande, qui impressionne souvent les utilisateurs du Coin Multimédia, a de nombreux avantages comparé à l'interface web des services Google. Elle est rapide et, surtout, on peut automatiser les actions et les utiliser dans des scripts personnalisés.

En gros, googlecl est une très bonne nouvelle.

Du nouveau au Coin Multimédia

Tout va à nouveau bien au Coin Multimédia !

En effet, nous avons essuyé quelques problèmes techniques pendant près de 2 semaines. Cela a commencé la semaine dernière par une panne bénigne du copieur qui s'est rapidement transformée en un dysfonctionnement total qui n'a été réparé que mardi.

Puis la neige (oui, il peut neiger au mois de mai) a fait son retour avec son lot habituel de coupures électriques, de téléphone, etc.
Retour à la normale depuis hier après-midi, tout fonctionne.

Nous ne sommes pas restés inactifs pendant ce temps, nous en avons profité pour mettre nos ordinateurs à jour avec la nouvelle version d'Ubuntu 10.4 (ou « Lucid Lynx » ).

Un dernier rappel de nos nouveaux horaires :
Du lundi au vendredi de 10 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h.

Subventions

Une première, le président de l'ASOS, Jean-Louis Eychenne, a réussi à obtenir des subventions pour l'ASOS - Coin Multimédia de la part de la Communauté des Communes du Séronais.
Elle nous versera la somme de 500 € pour l'année 2010 et la première année de loyer (pour notre nouveau local, propriété de la Communauté des Communes) sera offerte.

Déménagement

Parmi tous les bruits de couloirs et autres rumeurs tournant autour du Coin Multimédia, le déménagement est très certainement le plus colporté.
Eh bien maintenant, c'est devenu officiel. En effet, lors de l'assemblée générale de l'ASOS, le changement d'adresse a été adopté.
Au mois d'août, nous déménagerons à Cotes, en face de l'Office de Tourisme, dans les anciens locaux du Relais des assistantes maternelles.

Retour de Céline

Céline est de retour au Coin Multimédia après son congé maternité. Quelques changements sont survenus depuis son départ, mais elle s'est vite adaptée.
Une bonne nouvelle pour les clients car les horaires vont changer, nous serons ouverts du lundi au vendredi de 10 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h à partir du 3 mai.

Travaux

Aujourd'hui commencent les travaux au local du Coin Multimédia : depuis le temps que nous les attendions ! 

• Pour la première tranche, tous les fils seront enterrés et la borne wifi sera insérée dans une "cloche" spécialement étudiée pour limiter les nuisances de ses ondes. 
• Une ligne spéciale et sécurisée sera mise en place avec l'association 117 Animation Jeunes.
• Ensuite viendra la plus grosse partie : la réfection totale du coin toilettes-stockage.
• Enfin, notons l'installation d'une machine à espresso en libre-service au niveau de la séparation entre le local d'Act'en Scène et le nôtre.

Pour toutes ces raisons, le Coin Multimédia sera fermé jusqu'au 5 juin prochain inclus.

Veuillez nous excuser pour ce désagrément mais nous espérons encore mieux vous servir par la suite.

De l'idée au produit : jusqu'où ira la collaboration en ligne ?

Il est difficile de concrétiser une idée. C'est déjà une première et grande étape que d'en avoir. Les idées sont alors géniales, saugrenues, fixes, vagues, rarement mauvaises, mais quand il s'agit de les réaliser, de se confronter à la réalité, aux problèmes physiques, mieux vaut être plusieurs et avoir quelques bons outils à sa disposition. La création du portfolio de Marina Dewit est l'exemple type (il devrait figurer dans les livres) du travail d'équipe et de la collaboration en ligne.

Marina conçoit et fabrique des bandeaux pouvant être déclinés en tours du cou ou en ceinture. Le portfolio devrait lui permettre d'exposer son travail (sur les marchés, chez des commerçants, etc.), de donner à ses clients des idées de commandes et de garder une trace de ses œuvres (pièces uniques).


Une naissance difficile


Tout avait bien commencé. Partant de planches de photos transmises par Marina, nous avons rapidement abouti (grâce à des logiciels comme Scribus et Inkscape) à une mise en page satisfaisante – facile à dupliquer, organiser et découper. Nous pensions alors que l'impression ne poserait pas de problèmes particuliers.

Tests et échecs

Bien sûr, les vrais problèmes, ceux du quotidien, n'ont pas tardé à se manifester. Le choix du support papier s'est révélé plus difficile que prévu : papier blanc, coloré, épais, papier photo ou kraft... Le papier kraft était l'option préférée mais plusieurs inconvénients nous en ont écarté :

• L'impression sur le kraft reste fragile, les noirs ne s'y fixent pas toujours très bien.

• De plus, au moment de la plastification le relief du kraft entraînait des défauts (micro-bulles d'air, plis, etc.) et le résultat n'était plus satisfaisant.

Une idée

Nous nous étions résignés à faire l'impression noir sur blanc quand une autre idée a germé : numériser l'image d'une feuille de kraft et la traiter avec Gimp pour lui donner la couleur et la luminosité voulue. Puisque le kraft n'était pas possible, l'illusion du kraft ferait l'affaire.

Le résultat, une fois imprimé, avait un aspect visuel très proche de la texture originale souhaitée, les défauts de planimétrie en moins pour une plastification réussie.

Il ne nous restait plus qu'à utiliser Inkscape pour superposer l'image du kraft et les planches de Marina, puis Scribus pour une dernière mise en page. Le document PDF ainsi obtenu était prêt à être imprimé en recto-verso, plastifié, découpé et relié (voir le résultat).


Collaboration


Ces différentes étapes n'auraient jamais pu voir le jour sans de longues discussions, des suggestions, des choix et de nombreux essais. Les outils et systèmes utilisés pour communiquer étaient à la hauteur : Ubuntu 9.10 et Windows XP, l'utilitaire Dropbox pour stocker et synchroniser les différents documents (les retoucher, en restaurer d'anciennes versions, etc.) et Google Wave. Peu importe l'endroit où nous nous trouvions, nous pouvions à tout moment et en temps réel être informés des progrès et proposer des solutions, des essais ou des modifications.

Aura-t-on encore un jour la possibilité de travailler de la sorte ? D'une manière aussi poussée ? Peut-être et je l'espère. Ici, la participation active du client, la création d'un petit groupe de travail autour d'un projet précis, l'utilisation et la maîtrise d'outils à la fois modernes (parfois même avant-gardistes) et efficaces, une communication (échanges de documents et d'idées) en ligne fructueuse ont tous contribué au succès. Ces ingrédients sont toutefois rarement réunis.

Au contraire, les – mauvaises – habitudes prises au contact de logiciels inefficaces et compliqués, la non-compatibilité des programmes ou des documents suffisent à faire échouer un projet collaboratif. Quant à la collaboration en ligne, elle s'arrête trop souvent à l'échange de pièces jointes par e-mails (et leur renvoi après correction, etc.).

Il existe de meilleures méthodes de travail et de meilleurs outils. J'en ai moi-même découvert la plupart il y a peu de temps et ne m'en passerai plus. Rien ne vaut l'expérimentation, alors créez vos besoins et trouvez des solutions. À plusieurs et avec des applications modernes c'est encore mieux !

Pétition pour stopper les brevets logiciels en Europe.