Formats de distribution

On peut créer et modifier des documents numériques en utilisant quantité de logiciels différents qui travaillent avec des formats variés. Cete diversité ne pose pas de problèmes tant que le document ne circule pas.

Si le document est distribué, il doit être lisible par les destinataires. Précisement :

• les destinataires doivent pouvoir ouvrir le document avec les logiciels installés sur leur propre poste
• le document ainsi ouvert doit être une reproduction fidèle du document conçu par l'expéditeur

Les formats Microsoft (format doc, docx, pub, etc.) ne remplissent aucune de ces conditions. Ils ne peuvent être ouverts de façon satisfaisante qu'avec des logiciels propriétaires, payants et qui ne sont pas disponibles pour tous les systèmes. L'affichage correcte du document est aussi dépendant des fontes et de la version du logiciel installées sur le poste hôte (e.g. dans certaines circonstances, fréquentes, les images d'un document produit avec la version Mac de Word ne s'affichent pas sous la version Windows et vice-versa).

Les formats standards (e.g. odt) éliminent dans une grande mesure le premier problème mais ne règlent pas le second.

Le format pdf est un format standardisé, lisible sur tous les systèmes et qui conserve les caractéristiques du document, quels que soient les fontes et les logiciels installés sur le poste du destinataire. Si vous devez distribuer des documents, il est conseillé de les convertir dans ce format à l'aide, si nécessaire, de logiciels spécialisés.

Un document converti en pdf ne peut plus être modifié. Si vous devez travaillez à plusieurs sur le même document, la solution la plus simple est d'utiliser le même logiciel, de préférence libre, et des fontes très répandues. Une autre possibilité est de collaborer en ligne (Google docs ou Zoho Docs sont de bonnes solutions).

Mais si vous devez juste distribuer le document, pour information ou impression, utilisez le format pdf.